Nebenkostenabrechnung prüfen: Fristen, Posten und die häufigsten Fehler

Nebenkosten zahlst du in der Regel als monatliche Vorauszahlung. Einmal im Jahr rechnet der Vermieter ab (§ 556 Abs. 3 BGB). Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen, meist ist es das Kalenderjahr. Die Abrechnung muss dir spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende dieses Zeitraums zugehen. Für das Jahr 2025 heißt das: bis zum 31. Dezember 2026.

Kommt die Abrechnung später, ist eine Nachforderung ausgeschlossen. Einzige Ausnahme: Der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten, etwa weil ein Gebührenbescheid der Kommune sehr spät kam. Das muss er darlegen. Ein Guthaben steht dir dagegen auch bei einer verspäteten Abrechnung zu, und wenn gar nicht abgerechnet wird, kannst du die Abrechnung verlangen.

Die zweite Frist läuft für dich. Einwendungen gegen die Abrechnung musst du dem Vermieter bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach bist du mit deinen Einwänden ausgeschlossen, außer du hast die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Jahr klingt lang, aber ohne Erinnerung ist es schnell vorbei.

Umgelegt werden dürfen nur Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung, und auch die nur, wenn dein Mietvertrag die Umlage vereinbart. Steht im Vertrag nichts von Nebenkosten, schuldest du nur die vereinbarte Miete. Steht dort „Betriebskosten nach § 2 BetrKV“, sind die dort aufgezählten Kostenarten gemeint. „Sonstige Betriebskosten“ müssen im Vertrag konkret benannt sein, etwa die Wartung der Rauchmelder. Ein pauschaler Verweis reicht dafür nicht.

Leg deinen Mietvertrag neben die Abrechnung. Was dort nicht vereinbart ist, darf nicht abgerechnet werden, auch wenn es in der Betriebskostenverordnung steht. Was in einem Mietvertrag üblicherweise geregelt ist, liest du unter Mietvertrag und Kaution.

Für Heizung und Warmwasser gilt die Heizkostenverordnung. Sie schreibt vor, dass mindestens 50 % und höchstens 70 % der Kosten nach dem erfassten Verbrauch verteilt werden, der Rest nach Wohnfläche (§ 7 HeizkostenV). Dafür hängen Heizkostenverteiler an den Heizkörpern oder es gibt Wärmezähler in der Wohnung. In der Abrechnung muss erkennbar sein, wie hoch der Verbrauchsanteil ist und welcher Ablesewert zugrunde liegt.

Rechnet der Vermieter nicht verbrauchsabhängig ab, obwohl er müsste, darfst du deinen Anteil an den Heizkosten um 15 % kürzen (§ 12 HeizkostenV). Ausnahmen gibt es nur für wenige Gebäude, etwa ein Zweifamilienhaus, in dem der Vermieter selbst wohnt. Die Heizkosten sind in aller Regel der größte Posten der Abrechnung. Prüf deshalb, ob der Verbrauch zu deinem Wohnverhalten passt, ob der Ablesewert mit deinem eigenen Blick auf die Geräte übereinstimmt und ob die Gesamtkosten des Hauses, also Brennstoff, Wartung und Messdienst, nachvollziehbar sind.

Du brauchst dafür die Abrechnung, deinen Mietvertrag, die Abrechnung des Vorjahres, falls es eine gibt, und eine halbe Stunde Ruhe. Geh in dieser Reihenfolge vor.

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   Fristen prüfen

   Wann endete der Abrechnungszeitraum, wann ist die Abrechnung bei dir angekommen? Liegen mehr als zwölf Monate dazwischen, ist eine Nachforderung ausgeschlossen. Ist der Zeitraum selbst länger als zwölf Monate, ist die Abrechnung unwirksam.

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   Formalien prüfen

   Eine wirksame Abrechnung enthält die Gesamtkosten je Kostenart, den Verteilerschlüssel, die Berechnung deines Anteils, deine Vorauszahlungen und den Saldo. Fehlt eines davon, ist die Abrechnung formell unwirksam und gilt als nicht erteilt. Läuft dann die Zwölf-Monats-Frist ab, kann der Vermieter nicht mehr nachfordern.

3. 3

   Posten gegen den Mietvertrag halten

   Jede Zeile mit dem Vertrag abgleichen. Positionen, die dort nicht vereinbart oder nach der Tabelle oben nicht umlagefähig sind, streichst du und rechnest deinen Anteil ohne sie.

4. 4

   Verteilerschlüssel prüfen

   Fläche, Personen, Einheiten oder Verbrauch, je Kostenart so wie im Vertrag vereinbart. Fehlt eine Vereinbarung, gilt die Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 BGB). Vergleich die Gesamtfläche des Hauses mit dem Vorjahr und deine Wohnfläche mit dem Vertrag. Ist die Wohnung tatsächlich kleiner als im Vertrag angegeben, zählt nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs die tatsächliche Fläche.

5. 5

   Mit dem Vorjahr vergleichen

   Leg beide Abrechnungen nebeneinander und geh die Kostenarten einzeln durch. Deutliche Sprünge brauchen eine Erklärung: höhere Gebühren, ein neuer Dienstleister, ein kälterer Winter. Lass dir jeden Sprung begründen, den du nicht selbst erklären kannst.

6. 6

   Heizkosten-Anteil prüfen

   Liegt der Verbrauchsanteil zwischen 50 % und 70 %? Stimmen die Ablesewerte? Wurde gar nicht nach Verbrauch abgerechnet, kürzt du um 15 %.

7. 7

   Belegeinsicht verlangen

   Du darfst die Originalbelege einsehen: Rechnungen, Verträge, Gebührenbescheide, Ableseprotokolle. Die Einsicht findet beim Vermieter oder der Verwaltung statt, Kopien gibt es gegen Kostenerstattung. Wohnst du weit entfernt, kannst du stattdessen Kopien verlangen. Solange die Einsicht verweigert wird, darfst du die Nachzahlung nach gängiger Rechtsprechung zurückhalten.

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   Schriftlich widersprechen

   Innerhalb der zwölf Monate, mit konkreten Punkten statt einem pauschalen „Ich widerspreche“. Was du beanstandest, sollte der Vermieter beantworten können, also nenn Position, Betrag und Grund.

Ein Widerspruch muss nicht juristisch klingen. Er muss ankommen, in der Frist liegen und sagen, was du beanstandest. Schick ihn per Brief, per E-Mail mit Lesebestätigung oder gib ihn gegen Empfangsbestätigung ab, damit du den Zugang nachweisen kannst. Das folgende Muster kannst du kürzen oder erweitern.

[Name]
[Anschrift]

[Name des Vermieters oder der Hausverwaltung]
[Anschrift]

[Datum]

Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum [Zeitraum], zugegangen am [Datum]

Sehr geehrte Frau [Name], sehr geehrter Herr [Name],

gegen die oben genannte Abrechnung erhebe ich Einwendungen nach § 556 Abs. 3 BGB. Im Einzelnen:

1. Die Position „[Posten]“ ist nach meinem Mietvertrag nicht umlagefähig. Bitte nehmen Sie sie aus der Abrechnung heraus.
2. Die Position „[Posten]“ ist gegenüber dem Vorjahr um [Betrag] gestiegen. Bitte erläutern Sie den Anstieg.
3. Für die Kostenart „[Kostenart]“ ist der Verteilerschlüssel nicht angegeben beziehungsweise weicht von der vertraglichen Vereinbarung ab.

Bitte gewähren Sie mir Einsicht in die Originalbelege zu allen Positionen der Abrechnung. Nennen Sie mir dafür bitte bis zum [Datum] einen Termin oder senden Sie mir Kopien gegen Erstattung der Kosten.

Bis zur Klärung zahle ich den Nachforderungsbetrag von [Betrag] unter dem Vorbehalt der Rückforderung.

Mit freundlichen Grüßen
[Name]

Bei der Einsicht nimmst du Mietvertrag, Abrechnung und einen Stift mit und gehst die Belege in der Reihenfolge der Abrechnung durch. Fotografier alles, was dir unklar ist. Ein Mieterverein prüft solche Abrechnungen routinemäßig und kennt die Verwaltungen vor Ort. Wenn du ohnehin über einen Beitritt nachdenkst, ist die erste Abrechnung ein guter Anlass.

Ergibt die Abrechnung eine Nachzahlung, ist sie mit Zugang der Abrechnung fällig. Du darfst sie prüfen, aber du darfst sie nicht einfach liegen lassen. Bei Zweifeln zahlst du unter Vorbehalt und forderst zurück, was sich als zu viel herausstellt.

Ein Guthaben muss der Vermieter auszahlen oder mit der nächsten Miete verrechnen. Das gilt auch, wenn die Abrechnung verspätet kommt. Beim Auszug darf der Vermieter einen angemessenen Teil der Kaution bis zur letzten Abrechnung zurückhalten, mehr dazu unter Kaution zurückfordern.

Nach einer Abrechnung dürfen beide Seiten die Vorauszahlung durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Hat der Vermieter zu niedrig angesetzt, wird er erhöhen. War die Vorauszahlung zu hoch, kannst du sie senken lassen. Beides ist keine Mieterhöhung und folgt anderen Regeln als die Erhöhung der Kaltmiete, die wir unter Mieterhöhung prüfen erklären. Nicht in der Abrechnung stehen Strom und meist auch Gas für die eigene Wohnung: Das sind eigene Verträge, siehe Strom und Gas anmelden beim Einzug.