Übergabeprotokoll beim Einzug: Vorlage und was reingehört

Beim Auszug rechnet der Vermieter ab: Was ist in der Wohnung anders als beim Einzug, und was davon geht auf dich? Die Antwort steht im Übergabeprotokoll vom Einzugstag. Ein Kratzer im Parkett, der dort notiert ist, war vor dir da. Ein Kratzer, der nicht notiert ist, ist im Zweifel deiner. So einfach ist die Logik, und so teuer wird ein fehlendes Protokoll.

Dahinter stehen zwei Regeln aus dem Mietrecht. Erstens: Abnutzung durch vertragsgemäßen Gebrauch schuldest du nicht (§ 538 BGB). Laufspuren im Teppich, leichte Schatten an der Wand über der Heizung, Dübellöcher in üblicher Zahl gehören zum Wohnen. Zweitens: Nimmst du die Wohnung an, obwohl du einen Mangel kennst, und behältst dir deine Rechte dabei nicht vor, verlierst du für diesen Mangel das Recht auf Mietminderung (§ 536b BGB). Deshalb gehört jeder Mangel ins Protokoll, und darunter der Satz, dass du dir deine Rechte vorbehältst.

Das Protokoll schützt also in beide Richtungen: Es trennt Schäden, die vor dir entstanden sind, von deinen, und es sichert dir die Rechte bei Mängeln, die der Vermieter noch beheben muss. Wie die Kaution rechtlich aufgehängt ist, steht unter Mietvertrag und Kaution, wie du sie nach dem Auszug zurückholst unter Kaution zurückfordern.

Ein gutes Protokoll ist langweilig und vollständig. Es braucht keine Formulierungen, sondern Fakten: Zahlen, Anzahlen, Beschreibungen, Fotonummern. Die Tabelle zeigt, was in jedem Fall drinstehen sollte und warum.

Ein Punkt, der in Formularprotokollen oft fehlt und beim Auszug viel Geld wert ist: der Renovierungszustand. Halte fest, ob die Wohnung frisch gestrichen übergeben wird oder mit den Spuren des Vormieters. Übernimmst du sie unrenoviert und steht im Vertrag trotzdem, dass du beim Auszug renovieren sollst, ist diese Klausel nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs in der Regel unwirksam, es sei denn, du hast dafür einen angemessenen Ausgleich bekommen. Beweisen kannst du den Zustand beim Einzug aber nur mit Protokoll und Fotos. Ein Satz wie „Wände und Decken in allen Räumen nicht frisch gestrichen, Gebrauchsspuren vorhanden“ reicht dafür aus.

Bei einer möblierten Wohnung oder einem WG-Zimmer mit Einrichtung kommt eine Möbelliste dazu: jedes Stück mit Zustand, Kratzer und Flecken inklusive. Und bei einer Einbauküche gehören Herd, Backofen, Kühlschrank und Dunstabzug einzeln ins Protokoll, mit dem Vermerk, ob sie funktionieren. Ein Gerät, das am Einzugstag schon defekt war, musst du sonst am Ende ersetzen.

Plane für die Übergabe eine Stunde ein, auch wenn der Vermieter mit zwanzig Minuten rechnet. Die Wohnung sollte leer sein, mit Tageslicht, und du solltest sie vor dem ersten Karton sehen. Wer erst nach dem Einräumen protokolliert, findet den Kratzer hinter dem Schrank nie.

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   Vorher: Ausrüstung

   Handy geladen, Vorlage zweimal ausgedruckt, Stift, Zollstock, Taschenlampe für Ecken und Zähler im Keller. Wenn möglich eine zweite Person mitbringen, die später als Zeugin aussagen kann.

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   Vorher: Vertrag lesen

   Steht im Mietvertrag, dass die Wohnung renoviert übergeben wird oder eine Einbauküche dazugehört? Dann prüfst du genau das und hältst Abweichungen fest.

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   Zähler zuerst

   Alle Zähler mit Nummer und Stand fotografieren, bevor irgendetwas eingeschaltet wird. Frag, wo sie hängen; Wasser- und Gaszähler sind oft im Keller oder im Flur.

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   Raum für Raum, immer gleich

   Boden, Wände, Decke, Fenster und Rahmen, Türen und Zargen, Steckdosen und Schalter, Heizkörper, Einbauten. Im Bad zusätzlich Silikonfugen, Armaturen, Abfluss, Lüftung. In der Küche jedes Gerät einschalten. Immer in derselben Reihenfolge, dann vergisst du nichts.

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   Kleinigkeiten notieren

   Kratzer, Flecken, Dellen, fehlende oder schwarze Silikonfugen, Schimmelspuren an Fensterlaibungen, klemmende Fenster, tropfende Hähne, fehlende Abdeckungen. Was dir klein vorkommt, kann beim Auszug als Schaden gelten. Jeder Punkt bekommt eine Nummer und ein Foto mit derselben Nummer.

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   Fotos mit Datum

   Erst eine Übersicht pro Raum, dann Nahaufnahmen der Mängel, gern mit Zollstock im Bild für die Größe. Das Handy speichert Datum und Uhrzeit in der Datei; nichts nachträglich bearbeiten.

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   Schlüssel zählen und unterschreiben

   Jeden Schlüssel ausprobieren, Anzahl eintragen. Protokoll komplett lesen, offene Punkte handschriftlich ergänzen, beide unterschreiben, ein Exemplar mitnehmen oder sofort abfotografieren.

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   Danach: sichern und nachmelden

   Protokoll und Fotos noch am selben Tag in eine Cloud oder per E-Mail an dich selbst schicken. Wollte der Vermieter etwas nicht aufnehmen, oder fällt dir in den ersten Tagen ein Mangel auf, meldest du ihn schriftlich nach, mit Foto und Datum.

Die Zählerstände brauchst du gleich noch einmal: für die Anmeldung beim Stromanbieter. Wie das geht und warum du es in den ersten Tagen erledigen solltest, steht unter Strom und Gas anmelden beim Einzug.

Viele Vermieter und Hausverwaltungen bringen ein eigenes Formular mit. Das ist in Ordnung, solange alles aus der Tabelle oben darin Platz findet. Wenn nicht, ergänzt du die fehlenden Punkte auf einem Beiblatt, das beide unterschreiben. Kommt gar kein Formular, nimmst du diese Vorlage. Kopiere sie in ein Dokument und druck sie zweimal aus.

Übergabeprotokoll Einzug

Wohnung: [Straße, Hausnummer], [Stockwerk, Lage], [PLZ Ort]
Datum und Uhrzeit: [Datum], [Uhrzeit]
Anwesend: [Name Vermieterin oder Hausverwaltung], [Name Mieter], [Name Zeugin oder Zeuge]

Zählerstände
Strom: Zähler-Nr. [Nummer], Stand [Wert] kWh
Gas: Zähler-Nr. [Nummer], Stand [Wert] m³
Wasser kalt: Zähler-Nr. [Nummer], Stand [Wert] m³
Wasser warm: Zähler-Nr. [Nummer], Stand [Wert] m³
Heizung (Heizkostenverteiler je Raum): [Raum: Geräte-Nr., Stand]

Schlüssel
Haustür: [Anzahl], Wohnungstür: [Anzahl], Briefkasten: [Anzahl], Keller: [Anzahl], Sonstige: [Art, Anzahl]

Zustand je Raum (Böden, Wände, Decken, Fenster, Türen, Steckdosen, Einbauten)
Flur: [ohne Mängel oder: siehe Mängel Nr.]
Wohnzimmer: [...]
Schlafzimmer: [...]
Küche (inklusive Einbauküche und Geräte): [...]
Bad (Sanitär, Fugen, Armaturen, Lüftung): [...]
Balkon, Keller, Abstellraum: [...]

Mängel
Nr. 1: [Raum], [Beschreibung], Foto Nr. [Nummer]
Nr. 2: [Raum], [Beschreibung], Foto Nr. [Nummer]

Vereinbarte Nacharbeiten durch den Vermieter
[Was], erledigt bis [Datum]

Der Mieter behält sich wegen der aufgeführten Mängel seine Rechte vor.
Beide Seiten haben je ein unterschriebenes Exemplar erhalten.

[Ort], [Datum]

Unterschrift Vermieter: ____________________
Unterschrift Mieter: ____________________

Die Räume passt du an den Grundriss an. Bei einer WG kommen Gemeinschaftsräume dazu, bei einer möblierten Wohnung eine Liste der Möbel mit Zustand. Dieselbe Vorlage nutzt du beim Auszug wieder, dann hast du zwei Protokolle mit identischer Struktur, die sich Zeile für Zeile vergleichen lassen. Was der Vermieter beim Auszug verlangen darf, steht unter Wohnungsübergabe beim Auszug.

Es kommt vor: Der Schlüssel wird im Hausflur übergeben, für ein Protokoll sei keine Zeit, die Wohnung sei ja in Ordnung. Das ist kein Grund, darauf zu verzichten, sondern der Grund, es selbst zu machen. Ein Protokoll, das nur du geschrieben hast, ist weniger wert als ein gegengezeichnetes, aber sehr viel mehr wert als keins.

Dasselbe gilt, wenn der Vermieter einzelne Punkte nicht aufnehmen will, weil sie ihm zu kleinlich erscheinen. Unterschreib das Protokoll trotzdem, aber ergänze handschriftlich, was fehlt, oder schick die fehlenden Punkte direkt im Anschluss per E-Mail nach. Für Mängel, die erst später auftauchen, gilt ohnehin die Anzeigepflicht aus § 536c BGB: unverzüglich melden, schriftlich, mit Foto. Wer schweigt, riskiert nicht nur seine Rechte, sondern haftet unter Umständen für den Folgeschaden.