Rückforderung der Mietkaution: Musterbrief zum Kopieren

Der Brief ist die erste schriftliche Stufe, nachdem ein Anruf oder eine kurze Nachricht nichts gebracht hat. Er passt, wenn die Wohnung zurückgegeben ist, das Protokoll keine Schäden nennt, die über den vertragsgemäßen Gebrauch hinausgehen, und seit der Rückgabe einige Wochen bis wenige Monate vergangen sind. Wie lange der Vermieter prüfen darf und welche Abzüge er machen darf, steht ausführlich unter Kaution zurückfordern.

Der Brief passt auch, wenn der Vermieter bereits einen Teil überwiesen hat, aber ohne Abrechnung. Eine Überweisung mit dem Verwendungszweck „Kaution abzüglich Reparaturen“ ist keine Abrechnung. Dann forderst du mit dem Muster den Rest und die Belege. Was er belegen muss und was normale Abnutzung ist, steht unter Wohnungsübergabe beim Auszug. Hattest du statt Barkaution eine Bürgschaft oder eine Kautionsversicherung, forderst du mit demselben Brief die Freigabe der Bürgschaft, siehe Kaution: Konto, Bürgschaft oder Versicherung.

Der Brief ist bewusst nüchtern. Er beschreibt, worum es geht, nennt den Betrag, setzt eine Frist und sagt, was danach passiert. Keine Vorwürfe, keine Paragrafenschlacht. Ein Vermieter, der ohnehin zahlen wollte, zahlt jetzt. Ein Vermieter, der nicht zahlen will, weiß jetzt, dass du es ernst meinst.

[Vorname Nachname]
[Neue Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]

[Vorname Nachname Vermieter oder Hausverwaltung]
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]

[Ort], [Datum]

Rückzahlung der Mietkaution für die Wohnung [Straße, Hausnummer, Stockwerk, Lage]

Sehr geehrte Frau [Name], sehr geehrter Herr [Name],

das Mietverhältnis über die oben genannte Wohnung hat am [Datum des Vertragsendes] geendet. Die Wohnung habe ich am [Datum der Rückgabe] mit allen Schlüsseln an Sie zurückgegeben. Das gemeinsam unterschriebene Übergabeprotokoll liegt Ihnen vor; Mängel, die über den vertragsgemäßen Gebrauch hinausgehen, sind darin nicht festgehalten.

Zu Beginn des Mietverhältnisses habe ich am [Datum der Zahlung] eine Kaution in Höhe von [Betrag] € geleistet. Seit der Rückgabe sind [Anzahl] Wochen vergangen. Offene Forderungen aus dem Mietverhältnis bestehen nach meiner Kenntnis nicht.

Ich bitte Sie, die Kaution nebst der nach § 551 Abs. 3 BGB aufgelaufenen Zinsen bis zum [Datum, zwei Wochen ab Zugang] auf folgendes Konto zu überweisen:

Kontoinhaber: [Name]
IBAN: [IBAN]

Sollten Sie einen Teilbetrag zurückbehalten wollen, bitte ich bis zu diesem Datum um eine schriftliche Abrechnung, aus der Grund und Höhe des Einbehalts sowie die zugrunde liegenden Belege (Rechnungen oder Kostenvoranschläge) hervorgehen. Ein Einbehalt für eine noch ausstehende Betriebskostenabrechnung ist auf einen angemessenen Teil zu beschränken.

Nach Ablauf der Frist werde ich ohne weitere Ankündigung weitere Schritte zur Durchsetzung meines Anspruchs einleiten.

Mit freundlichen Grüßen

[Unterschrift]
[Vorname Nachname]

Für die Rückforderung schreibt das Gesetz keine Form vor. Weder die Schriftform nach § 126 BGB noch die Textform nach § 126b BGB sind Pflicht; theoretisch reicht ein Anruf. In der Praxis brauchst du aber den Beweis, dass der Vermieter die Aufforderung erhalten hat, denn daran hängen Fristablauf und Verzug. Deshalb: ein Brief mit Unterschrift, per Einwurf-Einschreiben, zusätzlich als E-Mail, wenn ihr bisher so kommuniziert habt.

• Einwurf-EinschreibenDer Beleg dokumentiert Datum und Uhrzeit des Einwurfs. Das reicht für den Zugang. Kein Übergabe-Einschreiben: Wird es nicht abgeholt, ist nichts zugegangen.
• ZeugenWer den Brief persönlich einwirft, nimmt eine zweite Person mit, die den Inhalt gesehen hat. Oder er übergibt ihn gegen eine Empfangsbestätigung mit Datum.
• Kopie und OrdnerKopie des Briefs, Einlieferungsbeleg, Übergabeprotokoll, Fotos und Kontoauszug der Kautionszahlung in einen Ordner. Das ist die Akte für Mahnung, Mieterverein oder Mahnbescheid.
• Frist und MahnungZwei Wochen für die erste Aufforderung, eine Woche für die Mahnung danach. Mit der Mahnung ist der Vermieter in Verzug und schuldet Verzugszinsen (§ 286, § 288 BGB).

• Zu früh und zu scharfEine Mahnung zwei Wochen nach der Übergabe ignoriert die Prüffrist des Vermieters und macht die Stimmung kaputt, ohne etwas zu bewirken. Erst anrufen, nach vier bis acht Wochen schreiben.
• Kaution abwohnenDie letzten Mieten nicht zu zahlen, weil der Vermieter ja die Kaution hat, ist eine Vertragsverletzung: Mahnkosten, Verzugszinsen, im schlimmsten Fall ein Schufa-Eintrag, der die nächste Bewerbung kostet.
• Keine KontoverbindungFehlt die IBAN, kann der Vermieter sagen, er habe nicht überweisen können. Sie steht deshalb im Brief, auch wenn er sie schon hat.
• Alles oder nichtsKommt eine Abrechnung mit Abzügen, akzeptierst du, was belegt und berechtigt ist, und widersprichst dem Rest Position für Position. Pauschal ablehnen wirkt unglaubwürdig.
• Einbehalt für Nebenkosten hinnehmenEin Einbehalt für die ausstehende Abrechnung darf nur einen angemessenen Teil betreffen, orientiert an früheren Nachzahlungen. Gab es nie eine Nachzahlung, ist auch ein Einbehalt schwer zu begründen.