Übergabeprotokoll: Muster für Einzug und Auszug

Zweimal im Mietverhältnis, und beide Male aus demselben Grund. Beim Einzug hält das Protokoll fest, was schon da war: der Kratzer im Parkett, die vergilbte Tapete, die Fuge in der Dusche. Alles, was drinsteht, ist nicht dein Schaden. Beim Auszug hält es fest, wie du die Wohnung zurückgibst: Was hier als „ohne Mängel“ steht, kann der Vermieter später kaum noch abrechnen. Dazwischen liegt die Regel aus § 538 BGB: Abnutzung durch vertragsgemäßen Gebrauch schuldest du nicht. Das Protokoll trennt diese Abnutzung von echten Schäden. Wie der Einzugstermin abläuft, steht unter Übergabeprotokoll beim Einzug, was du beim Auszug schuldest, unter Wohnungsübergabe beim Auszug.

Beim Einzug hat das Protokoll noch eine zweite Aufgabe. Nimmst du die Wohnung an, obwohl du einen Mangel kennst, und behältst dir deine Rechte nicht vor, verlierst du für diesen Mangel das Recht auf Mietminderung (§ 536b BGB). Deshalb steht unter den Mängeln der Satz, dass du dir alle Rechte vorbehältst. Für einen Mangel, der später auftaucht, ist die Mängelanzeige der nächste Schritt.

Beim Auszug erspart dir das Protokoll den halben Brief zur Rückforderung der Kaution: Neue Anschrift und IBAN stehen schon drin, und der Vermieter kann sich nicht darauf berufen, er habe nicht gewusst, wohin.

Das Protokoll ist bewusst lang. Ein Feld, das leer bleibt, weil es in deiner Wohnung nichts dazu gibt, kostet nichts; ein Feld, das fehlt, kostet beim Auszug Geld. Streiche Räume, die du nicht hast, und ergänze, was fehlt. Fülle es beim Termin mit Stift aus, nicht vorher: Der Vermieter soll sehen, dass die Einträge am Ort entstanden sind.

Übergabeprotokoll [ ] Einzug [ ] Auszug

Wohnung: [Straße, Hausnummer], [Stockwerk, Lage], [PLZ Ort]
Datum und Uhrzeit der Übergabe: [Datum], [Uhrzeit]

Vermieter oder Hausverwaltung: [Vorname Nachname, Firma], vertreten durch [Name der anwesenden Person]
Mieterin oder Mieter: [Vorname Nachname aller Mieter]
Weitere Anwesende (Zeugen): [Vorname Nachname, Beziehung zur Partei]

Zählerstände (Foto von jedem Zähler mit Nummer und Stand)
Strom: Zähler-Nr. [Nummer], Stand [Wert] kWh, Ort [Keller / Flur / Wohnung]
Gas: Zähler-Nr. [Nummer], Stand [Wert] m³
Kaltwasser: Zähler-Nr. [Nummer], Stand [Wert] m³
Warmwasser: Zähler-Nr. [Nummer], Stand [Wert] m³
Heizung: [Wärmemengenzähler Nr. [Nummer], Stand [Wert] kWh / Heizkostenverteiler je Raum: [Raum], Geräte-Nr. [Nummer], Stand [Wert]]
Heizöl oder Pellets (falls vorhanden): Füllstand [Wert]

Schlüssel (Anzahl)
Haustür: [Anzahl], Wohnungstür: [Anzahl], Briefkasten: [Anzahl], Keller: [Anzahl], Dachboden: [Anzahl], Garage oder Stellplatz: [Anzahl], Sonstige ([Art]): [Anzahl]
Summe übergebene Schlüssel: [Anzahl]

Zustand je Raum
Für jeden Raum: Boden, Wände, Decke, Fenster und Fensterbänke, Türen und Zargen, Steckdosen und Schalter, Heizkörper, Einbauten. Eintrag „ohne Mängel“ oder Verweis auf die Mängel-Nummer.

Flur: [ohne Mängel / Mängel Nr.]
Wohnzimmer: [ohne Mängel / Mängel Nr.]
Schlafzimmer: [ohne Mängel / Mängel Nr.]
Zimmer 3: [ohne Mängel / Mängel Nr.]
Küche (mit Einbauküche, Herd, Kühlschrank, Spüle, Dunstabzug, Funktion geprüft): [ohne Mängel / Mängel Nr.]
Bad (Wanne oder Dusche, WC, Waschbecken, Armaturen, Fugen, Silikon, Lüftung, Funktion geprüft): [ohne Mängel / Mängel Nr.]
Gäste-WC: [ohne Mängel / Mängel Nr.]
Balkon oder Terrasse: [ohne Mängel / Mängel Nr.]
Keller oder Abstellraum: [ohne Mängel / Mängel Nr.]
Sonstiges (Rollläden, Gegensprechanlage, Rauchmelder, Türklingel, Briefkastenschild): [ohne Mängel / Mängel Nr.]

Mängel und Schäden
Nr. 1: [Raum], [Beschreibung mit Größe und Lage, zum Beispiel: Kratzer im Parkett vor dem Balkonfenster, etwa 15 cm], Foto Nr. [Nummer]
Nr. 2: [Raum], [Beschreibung], Foto Nr. [Nummer]
Nr. 3: [Raum], [Beschreibung], Foto Nr. [Nummer]
Nr. 4: [Raum], [Beschreibung], Foto Nr. [Nummer]

Vereinbarungen
[Nacharbeit durch den Vermieter, zum Beispiel: Silikonfuge in der Dusche erneuern, erledigt bis [Datum]]
[Nacharbeit durch den Mieter, zum Beispiel: Dübellöcher im Wohnzimmer verschließen bis [Datum]]
[Übernommene Gegenstände, zum Beispiel: Einbauküche laut Vertrag, Lampen im Flur ohne Ablöse]
[Sonstiges]

Beim Auszug: neue Anschrift der Mieterin oder des Mieters: [Straße Hausnummer, PLZ Ort]
Kontoverbindung für die Kautionsrückzahlung: Kontoinhaber [Name], IBAN [IBAN]

Die Mieterin oder der Mieter behält sich wegen der aufgeführten Mängel alle Rechte vor. Es wurden [Anzahl] Fotos gemacht; beide Seiten erhalten sie. Beide Seiten haben je ein unterschriebenes Exemplar dieses Protokolls erhalten.

[Ort], [Datum]

Unterschrift Vermieter oder Hausverwaltung: ____________________
Unterschrift Mieterin oder Mieter: ____________________
Unterschrift Zeugin oder Zeuge: ____________________

Das Protokoll hat keine Formvorschrift. Es ist keine Willenserklärung, für die § 126 BGB die Schriftform oder § 126b BGB die Textform verlangen würde, sondern eine gemeinsame Feststellung. Seine Kraft liegt in zwei Dingen: dass beide Seiten es unterschrieben haben, und dass es am Tag der Übergabe entstanden ist. Deshalb Papier und Stift, deshalb das Datum, deshalb die Unterschrift des Vermieters, bevor er geht.

• Zwei ExemplareBeide unterschrieben, eins für jede Seite. Kein Durchschlag zur Hand? Das unterschriebene Blatt sofort mit dem Handy fotografieren, Seite für Seite, und dem Vermieter noch am selben Tag per E-Mail schicken.
• ZeugenEine zweite Person, die nicht im Vertrag steht: Freundin, Mitbewohner, Elternteil. Sie sieht die Wohnung, sieht die Unterschriften und unterschreibt selbst. Falls der Vermieter das Protokoll verweigert, ist sie dein Beweis.
• Fotos mit DatumJeden Raum aus der Tür, jeden Mangel aus der Nähe und aus der Entfernung, jeden Zähler mit Nummer. Die Nummern der Fotos ins Protokoll. Die Aufnahmezeit im Handy ersetzt den Datumsstempel.
• Frist für NachmeldungenWas du in den ersten Tagen noch findest, zum Beispiel eine kaputte Steckdose hinter dem Schrank, meldest du unverzüglich schriftlich mit Foto und Bezug auf das Protokoll (§ 536c BGB). Viele Vermieter räumen dafür von sich aus ein paar Tage ein; verlass dich nicht darauf.
• AufbewahrungOriginal und Fotos bis zur Rückzahlung der Kaution, besser drei Jahre. Die Ansprüche des Vermieters wegen Schäden verjähren sechs Monate nach Rückgabe (§ 548 BGB), die Diskussion über die Kaution kann länger dauern.

• „Ohne Mängel“ unterschrieben, weil es schnell gehen sollteDer häufigste und teuerste Fehler beim Einzug. Alles, was du nicht notierst, ist im Zweifel dein Schaden. Lieber zehn Kleinigkeiten zu viel als eine zu wenig.
• Zähler ohne Nummer und ohne FotoBei drei Stromzählern im Keller ohne Nummer streitet man später, welcher deiner war. Nummer und Foto machen es eindeutig.
• Schlüssel nicht gezähltBeim Auszug fehlt ein Kellerschlüssel, den du nie hattest. Ohne Zahl im Einzugsprotokoll zahlst du den Austausch.
• Kein Vorbehalt bei bekannten MängelnWer den Mangel notiert, aber den Vorbehaltssatz streicht, behält den Beweis, verliert aber die Minderung für diesen Mangel (§ 536b BGB).
• Beim Auszug alles unterschrieben, was der Vermieter aufschreibtEin Auszugsprotokoll mit Schäden, die schon im Einzugsprotokoll standen, ist die Vorlage für die Kautionsabrechnung. Bestreiten, mit Verweis auf das alte Protokoll, und mit Zusatz unterschreiben.
• Normale Abnutzung als Schaden akzeptiertLaufspuren, Dübellöcher in üblicher Zahl, leicht vergilbte Wände sind vertragsgemäßer Gebrauch (§ 538 BGB). Sie gehören ins Auszugsprotokoll als Zustand, nicht als Schaden.