Worauf Hausverwaltungen bei Bewerbungen achten

Ein Inserat geht bei einem Portal online, und innerhalb der ersten Stunden füllt sich das Postfach der Verwaltung. In gefragten Lagen sind es Dutzende bis mehrere hundert Anfragen für eine Wohnung. Die Person, die das bearbeitet, hat dafür einen Teil eines Vormittags, nicht mehr, denn sie betreut daneben Dutzende andere Häuser mit Reparaturen, Abrechnungen und Kündigungen. Deshalb ist die erste Stufe keine Auswahl, sondern eine Reduktion: Aus hundert Anfragen werden zehn bis fünfzehn, die zur Besichtigung eingeladen werden.

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   Eingang

   Anfragen kommen über das Portal, per E-Mail, teils telefonisch. Viele Verwaltungen nehmen das Inserat nach ein bis zwei Tagen offline, sobald genug brauchbare Anfragen da sind.

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   Vorsortierung

   Vollständigkeit, Bezug zum Inserat, grobe Passung von Einkommen und Haushaltsgröße. Dauert pro Anfrage Sekunden bis eine Minute. Wer hier rausfällt, bekommt oft keine Antwort.

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   Besichtigung

   Einzeltermine oder Sammelbesichtigung. Die Verwaltung schaut, wer erscheint, wer Fragen stellt, wer die Unterlagen dabeihat und wie der Eindruck zum Anschreiben passt.

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   Engere Auswahl

   Jetzt werden Selbstauskunft, Einkommensnachweise, Schufa-Auskunft und Mietschuldenfreiheitsbescheinigung im Detail geprüft. Zwei bis vier Haushalte bleiben übrig.

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   Entscheidung und Zusage

   Die Verwaltung schlägt dem Eigentümer vor oder entscheidet selbst. Die Zusage kommt per Telefon oder E-Mail, der Vertrag folgt. Ab der Unterschrift bist du gebunden, auch wenn du es dir anders überlegst.

Der letzte Punkt ist wichtiger, als er klingt: Wer aus Angst, leer auszugehen, zwei Verträge unterschreibt, sitzt auf zwei Mieten. Was dann geht und was nicht, steht unter Mietvertrag unterschrieben, doch nicht einziehen.

Die erste Sortierung beantwortet drei Fragen, und zwar in dieser Reihenfolge: Ist die Anfrage vollständig? Passt der Haushalt zur Wohnung? Trägt das Einkommen die Miete? Erst wenn alle drei mit Ja beantwortet sind, liest jemand das Anschreiben ganz. Die Tabelle zeigt, was die Verwaltung in dieser Stufe sieht, was sie daraus liest und was du daran ändern kannst.

Dazu kommt die Reihenfolge. Die meisten Portale zeigen der Verwaltung die Anfragen nach Eingang, und viele Verwaltungen arbeiten die Liste genau so ab: von oben nach unten, bis die Besichtigungstermine voll sind. Eine gute Bewerbung auf Platz achtzig wird oft nie geöffnet. Bei Anfragen über das Portal sieht die Verwaltung außerdem dein Bewerberprofil mit Haushaltsgröße, Einkommen und Einzugstermin, noch bevor sie die Nachricht liest; ein leeres Profil sortiert sich selbst nach hinten. Füll die Felder einmal vollständig aus, dann steht die Kurzfassung deiner Mappe bei jeder Anfrage automatisch dabei.

Was in die Mappe gehört und in welcher Reihenfolge, steht unter Die komplette Bewerbermappe. Die Selbstauskunft, die fast jede Verwaltung verwendet, gibt es als Vorlage zum Ausfüllen.

Bonität ist für die Verwaltung die Antwort auf eine einzige Frage: Kommt die Miete jeden Monat, und was passiert, wenn nicht? Dafür liest sie drei Unterlagen. Das Einkommen zeigt, ob die Miete tragbar ist. Die Schufa zeigt, ob es in der Vergangenheit Probleme mit Zahlungen gab. Die Mietschuldenfreiheitsbescheinigung des bisherigen Vermieters zeigt, ob die letzte Miete pünktlich kam.

• EinkommenDie letzten drei Gehaltsabrechnungen oder der Arbeitsvertrag; bei Selbstständigen der letzte Steuerbescheid. Maßstab ist meist die Dreifach-Regel auf die Kaltmiete. Bei Studierenden und Azubis zählt der Beleg über regelmäßige Zahlungen, ob BAföG, Beihilfe, Unterhalt oder Bürgschaft.
• SchufaDie Verwaltung will die Bonitätsauskunft zur Vorlage, die nur Negativmerkmale zeigt. Die kostenlose Datenkopie nach Art. 15 DSGVO ist umfangreicher und wird nicht überall akzeptiert. Ein Eintrag ist nicht automatisch das Aus, aber er verlangt eine Erklärung.
• MietschuldenfreiheitEine Bescheinigung des bisherigen Vermieters, dass keine Rückstände bestehen. Einen Anspruch darauf hast du nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs nicht; die meisten Vermieter stellen sie trotzdem aus. Ersatzweise Kontoauszüge mit den letzten Mietzahlungen.
• KautionOb du drei Kaltmieten aufbringen kannst, fragt kaum jemand direkt, aber die Verwaltung liest es aus dem Einkommen ab. Die Kaution darf höchstens drei Nettokaltmieten betragen, in drei Raten (§ 551 BGB).

Für Studierende ist die Elternbürgschaft die Unterlage, die in dieser Stufe am häufigsten den Ausschlag gibt; was sie für die Eltern bedeutet, steht unter Wohnung fürs Kind zum Studium.

Der Zeitpunkt ist geregelt: Nach der Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz darf eine Verwaltung Bonitätsnachweise wie die Schufa-Auskunft erst verlangen, wenn ein Vertragsabschluss konkret bevorsteht, also nach der Besichtigung und in der engeren Auswahl (Art. 6 Abs. 1 DSGVO). Dass sie in der Praxis oft schon mit der ersten Anfrage erwartet wird, ändert an der Rechtslage nichts. Was ein Eintrag bedeutet und wie du die Auskunft kostenlos bekommst, steht im Lexikon unter Schufa und unter Schufa-Auskunft kostenlos.

Die Zahl der einziehenden Personen ist für die Verwaltung eine Rechengröße, keine Familienfrage. Sie bestimmt Abnutzung, Wasserverbrauch, Nebenkosten und die Frage, ob die Wohnung nach Ansicht der Wohnungsaufsicht überhaupt so belegt werden darf. Eine Faustregel, die sich in vielen Verwaltungen findet: ein Zimmer je Person, bei Paaren ein Zimmer für zwei. Vier Personen für zwei Zimmer werden aussortiert, eine Person für vier Zimmer wird gefragt, ob sie das Geld hat. Umgekehrt ist eine Bewerbung, deren Haushalt zur Wohnung passt, schon halb durch die Sortierung.

Die Frage nach der Zahl und dem Alter der Personen ist zulässig. Unzulässig sind die Fragen, die daran hängen könnten: Familienstand, Schwangerschaft, ob ein Partner später einzieht. Was Alleinerziehende daraus für ihre Bewerbung machen, steht unter Wohnungssuche als Alleinerziehende.

Das Anschreiben wird in der Vorsortierung überflogen und in der engeren Auswahl gelesen. In beiden Stufen leistet es dasselbe: Es gleicht dich mit dem Inserat ab. Die Verwaltung hat eine Wohnung mit Grundriss, Preis, Einzugstermin und oft einem Satz zur gewünschten Belegung ausgeschrieben, und sie sucht die Bewerbung, die darauf antwortet. Ein Anschreiben, das diese Punkte der Reihe nach aufnimmt, wirkt wie eine passende Antwort. Eines, das sie ignoriert, wirkt wie eine Rundsendung, auch wenn es freundlich ist.

Konkret heißt das: Wer einzieht und was ihr verdient, in einem Satz. Warum diese Wohnung, mit einem Detail aus dem Inserat, das nicht in jedem Inserat steht. Wann ihr einziehen könnt, passend zum Termin im Inserat. Dass die Unterlagen anhängen. Eine Telefonnummer. Das ist alles, und mehr liest in der Vorsortierung niemand. Beispiele und Formulierungen stehen unter Das Bewerbungsanschreiben.

Die Ausschlusskriterien der Vorsortierung sind unspektakulär und gerade deshalb tückisch: Es sind keine Fehler im Lebenslauf, sondern Fehler in der Form. Wer sie kennt, vermeidet sie ohne Aufwand.

• UnvollständigKeine Angabe zu Einkommen oder Haushalt, kein Anhang, keine Telefonnummer. Die Verwaltung fragt nicht nach, sie nimmt die nächste Anfrage.
• Ohne Bezug zum InseratDer Text passt auf jede Wohnung, nennt eine falsche Zimmerzahl oder einen Termin, der dem Inserat widerspricht. Das ist die erkennbare Massenanfrage.
• Unangemessen im TonFordernd, gereizt, zu vertraulich oder mit Vorwürfen an Vermieter im Allgemeinen. Niemand vermietet an jemanden, mit dem die erste Nachricht schon anstrengend war.
• WidersprücheEin Einkommen im Anschreiben, ein anderes in der Selbstauskunft. Die Verwaltung glaubt dann keiner der beiden Zahlen.
• Nicht erschienenWer zur Besichtigung nicht kommt und nicht absagt, ist raus, bei dieser Verwaltung meist auch für die nächste Wohnung.
• Angebote über der MieteWer von sich aus mehr Miete oder eine Abstandszahlung anbietet, wirkt verzweifelt, und in Gebieten mit Mietpreisbremse ist das Angebot für den Vermieter nicht einmal wirksam.

Bei der Besichtigung prüft die Verwaltung, ob die Bewerbung zu der Person passt, die vor ihr steht. Sie achtet auf Pünktlichkeit, auf die Unterlagen in der Hand, auf Fragen, die zeigen, dass du die Wohnung wirklich willst: Heizung, Nebenkosten, Kellerabteil, Fahrradraum, Einzugstermin. Wer dreißig Minuten schweigend durch die Räume geht, hinterlässt weniger als jemand, der zwei gute Fragen stellt und sich mit Namen verabschiedet. Eine Liste sinnvoller Fragen und der Punkte, die du selbst prüfen solltest, gibt es als Besichtigungs-Checkliste.

Ob Einzeltermin oder Sammelbesichtigung, sagt etwas über die Lage der Verwaltung. Beim Einzeltermin hat sie Zeit, und du hast zehn Minuten Gespräch, in denen du die Unterlagen übergibst und die offene Frage aus dem Anschreiben klärst. Bei der Sammelbesichtigung stehen zwanzig Haushalte in derselben Wohnung, und die Verwaltung sammelt am Ausgang Mappen ein. Dort zählt nur, dass deine Mappe vollständig, ausgedruckt und mit Namen und Telefonnummer auf der ersten Seite in dieser Hand landet. Ein Gespräch gibt es nicht, und wer versucht, eins zu erzwingen, hält alle anderen auf.

Nach der Besichtigung zählt die Rückfrage. Eine kurze Nachricht am selben Tag, dass du die Wohnung nehmen möchtest und welche Unterlagen noch fehlen, hält dich auf der Liste. Rückfragen der Verwaltung beantwortest du innerhalb von Stunden, nicht Tagen; wer in der engeren Auswahl zwei Tage schweigt, wird durch den Nächsten ersetzt. Und wenn die Verwaltung schweigt, fragst du nach einer Woche einmal nach, freundlich und kurz. Ein zweites Mal bringt nichts.

Die Sortierung nach Einkommen, Haushaltsgröße und Vollständigkeit ist erlaubt, die Verwaltung muss ihre Wahl nicht begründen, und sie darf zwischen zwei gleich guten Bewerbungen frei entscheiden. Die Grenze zieht das Recht an zwei Stellen. Die Selbstauskunft darf nur fragen, was für das Mietverhältnis nötig ist (Art. 6 DSGVO): Schwangerschaft, Familienstand, Religion, Mitgliedschaft im Mieterverein, Vorstrafen und Hobbys gehören nicht dazu, und du darfst diese Fragen offen lassen. Und § 19 AGG verbietet einer Verwaltung, die in großer Zahl vermietet, die Benachteiligung wegen Herkunft, Geschlecht, Religion, Behinderung, Alter oder sexueller Identität.

Welche Fragen zulässig sind, welche du unbeantwortet lassen darfst und bei welchen du nach herrschender Auffassung sogar unwahr antworten darfst, steht ausführlich unter Selbstauskunft: was Vermieter fragen dürfen. Wenn du den Verdacht hast, dass nicht deine Mappe, sondern dein Name der Grund für die Absage war, hilft Diskriminierung bei der Wohnungssuche weiter.